ZUS uruchomił weryfikację zaświadczeń o stażu pracy

Od 31 marca 2026 roku na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dostępne jest narzędzie, które umożliwia pracodawcom sprawdzenie autentyczności zaświadczeń wydawanych na wniosek USP.

Rozwiązanie pojawiło się niedługo po wejściu w życie nowych zasad liczenia stażu pracy i odpowiada na problem, który szybko ujawnił się w praktyce, czyli konieczność weryfikowania dokumentów przekazywanych w formie elektronicznej.

Procedura została uproszczona do kilku kroków: pracownik pobiera plik z konta w systemie eZUS, przekazuje go pracodawcy, a ten wgrywa dokument do odpowiedniej usługi na stronie Zakładu. System porównuje treść pliku z danymi zapisanymi w bazie i zwraca komunikat potwierdzający zgodność albo wskazujący na błąd.

Wprowadzenie tej funkcji ma znaczenie nie tylko organizacyjne, lecz także prawne, ponieważ wpływa na sposób ustalania uprawnień pracowniczych.

Już w pierwszych tygodniach obowiązywania nowych przepisów liczba wniosków i wydanych zaświadczeń sięgnęła setek tysięcy, co pokazuje skalę zmian i obciążenie systemu kadrowego. W takiej sytuacji nawet pojedyncze błędy lub niezgodności mogą prowadzić do sporów dotyczących długości urlopu, dodatków czy innych świadczeń zależnych od stażu.

Warto przy tym pamiętać, że usługa obejmuje wyłącznie zaświadczenia wydane na podstawie wniosku USP i nie pozwala na sprawdzanie innych dokumentów funkcjonujących w obiegu ZUS. W przypadku wykrycia niezgodności system nie rozstrzyga sprawy automatycznie, lecz sygnalizuje problem i kieruje do dalszego wyjaśnienia w placówce Zakładu.

Zaświadczenie USP to dokument wydawany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który potwierdza okresy aktywności zawodowej dotąd nieuwzględniane w klasycznym stażu pracy.

Chodzi przede wszystkim o prowadzenie działalności gospodarczej, wykonywanie umów cywilnoprawnych czy współpracę przy takich formach zatrudnienia, o ile wiązały się one z ubezpieczeniem.

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto w systemie eZUS, a sam dokument udostępniany jest w formie cyfrowej. To właśnie na jego podstawie pracodawca może przeliczyć staż pracy i ustalić uprawnienia pracownika wynikające z nowych przepisów.

Wprowadzenie zaświadczenia jest bezpośrednim skutkiem zmian w Prawie pracy, które zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku i rozszerzyły katalog okresów zaliczanych do stażu. Przepisy są wdrażane etapowo, najpierw obejmując jednostki sektora publicznego, a następnie, od 1 maja 2026 roku, także pozostałych pracodawców.

Od tego momentu system kadrowy musi uwzględniać znacznie szerszy zakres doświadczeń zawodowych niż dotychczas. Jednocześnie ustawodawca uzależnił ich uwzględnienie od przedstawienia formalnego potwierdzenia z ZUS.

Z punktu widzenia pracodawcy kluczowe jest to, że bez zaświadczenia USP nie ma podstaw do automatycznego doliczenia nowych okresów do stażu pracy. Osoby zatrudnione w momencie wejścia w życie przepisów mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów potwierdzających takie okresy, licząc od właściwej daty granicznej w 2026 roku. Po upływie tego czasu brak dokumentacji oznacza, że dany okres nie będzie uwzględniony przy ustalaniu uprawnień.