Jak działają e‑Doręczenia? Zmiany w kontakcie z urzędami

Czym są i jak działają e-Doręczenia?
e-Doręczenia 2026. Jak założyć skrzynkę?
Czy zakładanie skrzynki do e-Doręczeń jest obowiązkowe?
Mam skrzynkę, ale chcę zrezygnować. Czy to możliwe?

Od 1 stycznia 2026 r. system e-Doręczeń stał się podstawowym kanałem, za pomocą którego będą doręczane pisma urzędowe zarówno dla obywateli, jak i firm. Tym samym kończy się okres przejściowy, który mieliśmy na zapoznanie się z nowymi zasadami.

Czym są i jak działają e-Doręczenia?

System e-Doręczeń ułatwia komunikację urzędów z obywatelami oraz firmami. Pozwala on na elektroniczne otrzymywanie dokumentów z urzędów, dzięki czemu awizo może odejść w zapomnienie, podobnie jak długie stanie w kolejce na poczcie, aby odebrać list.

e-Doręczenia mają taką samą moc jak listy polecone za potwierdzeniem odbioru – tyle że są w wersji cyfrowej. Dzięki temu eliminujemy konieczność wizyty w urzędzie przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa, wiarygodności oraz pełnej mocy prawnej doręczanej korespondencji.

Większość pism urzędowych, m.in. postanowienia, decyzje, wezwania, czy też zawiadomienia, będzie dostarczana na elektroniczną skrzynkę e-Doręczeń (ADE). To pozwoli na zmniejszenie zużycia papieru oraz usprawni proces doręczania dokumentów.

Niemniej należy pamiętać, że terminy, chociażby na odwołanie od danej sprawy, zaczynają biec od daty doręczenia w systemie – momentu, w którym dokument pojawił się w e‑Doręczeniach. Z tego też powodu, korzystając ze skrzynki, warto regularnie ją sprawdzać.

e-Doręczenia 2026. Jak założyć skrzynkę?

Skrzynkę można założyć na stronie gov.pl/e-doreczenia – należy wypełnić wniosek o stworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Należy podać podstawowe dane i e-mail kontaktowy.

Wymagane jest podpisanie wniosku za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego. Osoby nieposiadające profilu zaufanego mogą go założyć m.in. przez bank.

Następnie na e-mail powinien przyjść komunikat z instrukcją aktywacji skrzynki – należy postępować zgodnie z wytycznymi. Po aktywowaniu skrzynki ADE można ustawić adres e-mail oraz numer telefonu, na które będą przychodzić powiadomienia o nowych wiadomościach w e-Doręczeniach.

Mając firmę, skrzynkę do odbioru dokumentów urzędowych załóż przez biznes.gov.pl – działa to podobnie, należy jedynie pamiętać o konieczności wskazania osoby administrującej skrzynką.

Czy zakładanie skrzynki do e-Doręczeń jest obowiązkowe?

Mimo iż e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem przesyłania dokumentów urzędowych dla obywateli oraz firm, to założenie skrzynki nie jest obecnie obowiązkowe dla wszystkich.

Osoby bez ADE mogą korzystać z modelu hybrydowego. W praktyce oznacza to, że dokument z urzędu jest wysyłany elektronicznie na pocztę, a tam jest automatycznie drukowany i dostarczany w tradycyjny sposób do danej osoby czy też firmy. Jednakże warto mieć na uwadze, że metoda ta powoli jest wygaszana.

Skrzynkę ADE od 1 stycznia 2026 r. muszą posiadać urzędy i inne podmioty publiczne. Organy te nie będą już mogły korzystać z tradycyjnego sposobu wysyłania dokumentów.

Ponadto osoby wykonujące zawód zaufania publicznego również muszą posiadać skrzynki ADE. Obywatele oraz firmy mogą ją założyć i warto to zrobić szybko, aby uprościć odbieranie pism urzędowych. Za brak skrzynki nie grożą jednak żadne sankcje.

Mam skrzynkę, ale chcę zrezygnować. Czy to możliwe?

A co w sytuacji, gdy założyliśmy skrzynkę do e-Doręczeń, ale z jakiegoś powodu już nie chcemy jej posiadać?

Z tej opcji można w każdej chwili zrezygnować. W tym celu należy zalogować się do swojej skrzynki, wejść do zarządzania adresami i złożyć elektroniczne polecenie wykreślenia naszego adresu z bazy danych.