ZUS odmawia zaświadczeń stażowych. Tysiące wniosków odrzuconych

Według danych ZUS, do 26 stycznia 2026 r. wpłynęło ponad 309 600 wniosków o wydanie zaświadczeń stażowych mających potwierdzić okresy pracy lub prowadzenia działalności innej niż umowa o pracę. Z tej puli ponad 49 500 wniosków zostało przez ZUS odrzuconych.

Najczęstsze powody takich odmów są związane z brakiem formalnych podstaw do wydania dokumentu.

ZUS może odmówić wydania zaświadczenia stażowego USP, jeśli wnioskowany okres dotyczy umowy zlecenia wykonywanej w czasie, gdy osoba posiadała status ucznia lub studenta poniżej 26. roku życia. W takim przypadku ustawa nie przewiduje obowiązkowego ubezpieczenia społecznego z tytułu tej umowy.

Innym powodem jest nakładanie się tytułów do ubezpieczeń. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy osoba wnioskowała o okres ubezpieczenia z tytułu działalności gospodarczej lub umowy zlecenia, ale w tym samym czasie była objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. Jeśli okres ten został już uwzględniony wyłącznie w ubezpieczeniu zdrowotnym, ZUS odmówi wydania dokumentu.

Problemy mogą też wynikać z błędów w dokumentach zgłoszeniowych lub rozliczeniowych. Nieprawidłowości w danych uniemożliwiają wydanie zaświadczenia. ZUS odmawia także, jeśli nie posiada informacji na koncie ubezpieczonego potwierdzającej zgłoszenie do ubezpieczeń w zakresie objętym wnioskiem.

Odmowa wydania zaświadczenia nie oznacza, że okresy pracy nie mogą zostać zaliczone do stażu. Osoba, której odmówiono dokumentu, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające. Do wniosku musi dołączyć dodatkowe dokumenty potwierdzające aktywność zawodową w danym okresie.

Takie dokumenty mogą być różne, ale muszą być wiarygodne i precyzyjnie określać daty oraz charakter zatrudnienia. Do najczęściej wykorzystywanych należą: umowy zlecenia lub agencyjne, zaświadczenia od zleceniodawcy potwierdzające wykonywanie pracy, rachunki lub potwierdzenia wypłat wynagrodzenia czy inna korespondencja dokumentująca realizację umowy.

Wniosek o postępowanie wyjaśniające można złożyć elektronicznie przez e-ZUS (np. przy użyciu ogólnego wniosku POG), listownie do jednostki ZUS albo osobiście w placówce ZUS.

Kluczowe jest wykazanie, że osoba rzeczywiście wykonywała pracę lub prowadziła działalność w okresach objętych odmową.

W sytuacji, gdy ZUS nie wyda zaświadczenia, o zaliczeniu okresów do stażu pracy decyduje pracodawca.

To jemu należy przedstawić zgromadzone dokumenty, by mógł ocenić ich wiarygodność. Od tej oceny zależy m.in. możliwość skorzystania z dodatkowych dni urlopu, nagród jubileuszowych czy dodatków stażowych.

Przy składaniu alternatywnych dokumentów warto też dołączyć proste pismo wyjaśniające: jakie dokumenty są składane, jakie okresy obejmują oraz na jakiej podstawie pracownik wnioskuje o ich uwzględnienie. Taka forma ułatwia pracodawcy procedurę weryfikacji i przyspiesza decyzję o zaliczeniu stażu.