E-Doręczenia stanowią cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Instytucje publiczne, obywatele oraz przedsiębiorstwa mogą w wygodny i bezpieczny sposób wysyłać i odbierać korespondencję elektronicznie. Pod względem prawnym mają one taką samą moc jak tradycyjne listy polecone. W ostatnich dniach użytkownicy zaczęli jednak zgłaszać liczne problemy związane z funkcjonowaniem nowego systemu.
Problemy z e-Doręczeniami. Urzędnicy domagają się zawieszenia systemu
W styczniu 2025 roku system e-Doręczenia napotkał na poważne trudności, które wywołały falę krytyki ze strony urzędników. Główne problemy dotyczyły opóźnień w doręczaniu przesyłek poleconych, które były wynikiem zbyt wolnego działania systemu. Przeciążenie systemu sprawiało, że otwieranie skrzynek trwało kilkadziesiąt minut, a pobieranie załączników mogło zająć nawet kilka godzin. W niektórych przypadkach odbiorcy mieli dostęp do numerów PESEL urzędników obsługujących przesyłki.
Jak informuje „Dziennik Gazeta Prawna”, podczas spotkania z przedstawicielami Ministerstwa Cyfryzacji, Centralnego Ośrodka Informatyki oraz Poczty Polskiej, urzędnicy zażądali zawieszenia systemu do czasu usunięcia wszystkich usterek. Choć teoretycznie mogą powołać się na okres przejściowy trwający do końca roku, nie chcą tego robić, aby nie wskazywać na problemy organizacyjne po swojej stronie. Przestoje i zamieszanie są bowiem wynikiem niedostosowania systemu do dużego obciążenia.
Urzędnicy alarmowali, że opóźnienia w dostarczaniu poleconych przesyłek elektronicznych sięgają kilku dni. Problem polega na tym, że data odbioru takich przesyłek jest liczona od momentu rozpoczęcia procesu przekazywania, co skraca czas reakcji adresatów. Może to prowadzić do opóźnień w postępowaniach urzędowych i sądowych, ponieważ niektóre procedury wymagają reakcji w ciągu siedmiu dni od daty doręczenia. Zgubione przesyłki w systemie e-Doręczeń mogą spowodować jeszcze większe komplikacje, których konsekwencje poniosą klienci.
Ministerstwo Finansów odpowiada: Liczy się data wprowadzenia pisma do systemu
Ministerstwo Finansów, pod kierownictwem ministra Domańskiego, odpowiedziało na zgłaszane problemy z e-Doręczeniami. Resort wydał oficjalne oświadczenie, w którym wyjaśnił, jak należy interpretować terminy nadania korespondencji w systemie e-Doręczenia.
Ministerstwo podkreśla, że najważniejsza jest data, w której nadawca wprowadził korespondencję do systemu e-Doręczenia. To właśnie ona jest uznawana za oficjalną datę nadania pisma.
Czasami zdarza się, że dostawca usługi e-Doręczenia (firma, która obsługuje system) potrzebuje kilku dni na przetworzenie i akceptację nadania korespondencji. Resort zaznacza jednak, że opóźnienie w akceptacji nadania korespondencji przez dostawcę usługi e-Doręczenia nie wpływa na zachowanie terminów prawa podatkowego.
Jeśli nadawca wysłał pismo przed upływem ustawowego terminu (czyli przed datą, do której pismo musiało być złożone), to nawet jeśli dostawca usługi zaakceptuje nadanie kilka dni później, pismo jest uznawane za złożone w terminie.
Przykład: Przedsiębiorca wysłał pismo do urzędu skarbowego 18 stycznia 2025 roku o godzinie 10:30:23. Dostawca usługi zaakceptował nadanie dopiero 23 stycznia 2025 roku o 10:48:38. Mimo że akceptacja nastąpiła po upływie terminu, pismo jest uznawane za złożone w terminie, ponieważ data nadania to 18 stycznia.
Ministerstwo Finansów zaleca użytkownikom e-Doręczeń zachowanie dowodów nadania korespondencji. W razie wątpliwości co do terminu złożenia pisma, taki dowód może okazać się kluczowy. Warto również regularnie monitorować komunikaty ministerstwa oraz dostawców usług e-Doręczeń, aby być na bieżąco z ewentualnymi zmianami i aktualizacjami systemu.
