Niektóre osoby mają tendencję do trzymania każdego dokumentu, nawet takiego, który nie jest już potrzebny. Inni z kolei są bardziej skłonni do wyrzucania wszystkiego, co zalega w szufladach. Zanim jednak przystąpimy do masowego czyszczenia naszych szuflad, warto zastanowić się, które dokumenty mogą nam się przydać w przyszłości, a których rzeczywiście możemy się pozbyć bez obaw.
Niektóre z nich są niezbędne do załatwienia formalności, potwierdzenia stażu pracy, składania reklamacji czy rozliczeń podatkowych. Podpowiadamy, jak dokonać prawidłowej selekcji, aby niczego potem nie żałować.
Dokumenty, które trzeba przechowywać przez całe życie
Niektóre dokumenty mają charakter trwały i nigdy nie powinniśmy pozbywać się ich z naszego domowego archiwum. Są to dokumenty osobiste i formalne, które mogą być potrzebne nawet wiele lat po ich wydaniu. Potwierdzają lata edukacji, stopień wykształcenia oraz staż pracy i doświadczenie zawodowe. Chociaż dzisiaj w większości są wydawane albo przynajmniej duplikowane elektronicznie, dawniej wersja papierowa była jedyną dostępną. Zalicza się do nich:
- świadectwa szkolne i dyplomy – te dokumenty mogą być potrzebne do przyszłych rekrutacji czy udowodnienia zdobytego wykształcenia
- akty urodzenia i małżeństwa – dokumenty potwierdzające stan cywilny, tożsamość oraz różnego rodzaju prawa
- umowy o pracę oraz świadectwa pracy – są dowodem na historię zatrudnienia i mogą być potrzebne przy ubieganiu się o emeryturę lub inne świadczenia
- polisy ubezpieczeniowe – w szczególności te, które dotyczą długoterminowych ubezpieczeń, takich jak na życie czy zdrowotnych
- dokumentacja medyczna – przydatna w przypadku dalszego leczenia, diagnostyki lub ubiegania się o ubezpieczenie
- umowy kredytowe oraz dowody spłaty rat – szczególnie istotne w przypadku kredytów hipotecznych lub długoterminowych zobowiązań finansowych
- dokumenty dotyczące własności nieruchomości – jak akty własności czy umowy dotyczące przydziału mieszkania
Jak długo przechowywać dokumenty związane z rachunkami domowymi?
Rachunki domowe to jeden z najczęściej spotykanych rodzajów dokumentów, które zbieramy przez lata. Mogą one dotyczyć opłat za media, czynsz, prąd, gaz, telefon, internet i inne usługi. Zazwyczaj trzymamy je „na wszelki wypadek”, ale czy faktycznie wszystkie są potrzebne?
Rachunki związane z opłatami za media powinny być przechowywane przez trzy lata. Wynika to z przepisów o przedawnieniu roszczeń finansowych, które dają usługodawcom czas na ewentualne dochodzenie należności. Ważne jest jednak, by liczyć ten okres od momentu dokonania opłaty, a nie od daty wystawienia rachunku.
Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe, takie jak zeznania podatkowe, PIT-y czy faktury związane z działalnością gospodarczą, obowiązują inne zasady. Te dokumenty należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ta zasada jest istotna w kontekście ewentualnych kontroli podatkowych.
W przypadku dokumentów składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych okres ich przechowywania zależy od daty ich złożenia. Dokumenty złożone po 1 stycznia 2012 roku należy przechowywać przez pięć lat, natomiast te sprzed tej daty – przez 10 lat. Ważne jest, aby te dokumenty przechowywać szczególnie starannie, gdyż mogą one być kluczowe w przypadku ubiegania się o świadczenia emerytalne czy rentowe.
Jak przechowywać dokumenty, by ich nie zgubić i nie zniszczyć?
Dla efektywnego zarządzania dokumentacją istotna jest jej prawidłowa organizacja. Przechowywanie dokumentów w jednym, dobrze zorganizowanym miejscu, takim jak segregator czy specjalna szuflada, pomoże utrzymać porządek i zapewni łatwy dostęp do nich, gdy będą potrzebne. Co więcej, unikaj miejsc, w których papier mógłby zawilgnąć albo ulec uszkodzeniu mechanicznemu w inny sposób. Wsunięcie kartek do specjalnych foliowych koszulek powinno pomóc w ochronie przed wysychaniem/płowieniem tuszu.
Poza tym dobrą praktyką jest segregowanie dokumentów według ich rodzaju i terminu ważności. Można np. podzielić dokumenty na kategorie takie jak:
- dokumenty osobiste – akty urodzenia, umowy o pracę, świadectwa
- rachunki i faktury – opłaty za media, telefon, internet
- dokumenty medyczne – wyniki badań, recepty, dokumentacja medyczna
- dokumenty finansowe – umowy kredytowe, dowody spłaty rat
Co zrobić z dokumentami po zakończeniu ich okresu przechowywania?
Jeżeli minął zalecany czas przechowywania dokumentów, a my jesteśmy pewni, że nie będą nam one już potrzebne, warto je zniszczyć. Ważne jest jednak, by zrobić to w sposób bezpieczny, zwłaszcza w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, takie jak numery PESEL, adresy czy inne informacje, które mogą zostać wykorzystane w sposób nieuprawniony.
Najlepszym rozwiązaniem jest użycie niszczarki, która skutecznie uniemożliwia odtworzenie dokumentów albo spalenie dokumentów.
