To jedna z najważniejszych zmian w polskim prawie pracy. Z perspektywy ostatnich trzech dekad – zdecydowanie rewolucyjna. Po latach legislacyjnej dyskryminacji okresy przepracowane m.in. na umowach zlecenia, czas poświęcony na prowadzenie własnej firmy czy działalności rolniczej w końcu mają być wliczane do stażu pracy. A właściwie już są, bo dla sektora prywatnego przepisy weszły w życie 1 maja. Cześć pracy! W praktyce oznacza to, że dla wielu osób staż pracy „z dnia na dzień” znacząco wzrośnie, a wraz z nim uprawnienia takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe czy prawo do nagród jubileuszowych.
O tym, co tak naprawdę się zmieni, jak należy wdrożyć znowelizowane przepisy i jakie nowe obowiązki nakładają one na pracownika, a jakie na pracodawcę, rozmawiam z mec. Natalią Mikulską, prawnikiem z kancelarii Rödl & Partner.
Beata Anna Święcicka, „WPROST”: Jakie konkretne zmiany zafundował polskim pracownikom i pracodawcom ustawodawca?
Mec. Natalia Mikulska, prawnik z kancelarii Rödl & Partner: Do Kodeksu pracy dodane zostały dwa nowe przepisy – art. 302¹ oraz art. 302² – które regulują zasady wliczania do stażu pracy okresów dotychczas pomijanych przy jego ustalaniu. Nowe regulacje mają na celu znaczące poszerzenie katalogu okresów uwzględnianych przy ustalaniu stażu pracy, który decyduje o nabywaniu różnego rodzaju uprawnień i świadczeń pracowniczych wynikających ze stosunku pracy.
Od kiedy pracodawcy muszą stosować nowe zasady liczenia stażu pracy?
Już z początkiem roku nowe zasady ustalania stażu pracy zaczęły obowiązywać pracodawców sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. weszły w życie również w sektorze prywatnym. Wyjątek stanowi kwestia okresów wypowiedzenia umów o pracę trwających w dniu 1 maja 2026 r., które przed tym dniem zostały wypowiedziane. Do takich umów będą miały zastosowanie przepisy dotychczasowe – tzn. do okresu zatrudnienia, od którego uzależniony jest okres wypowiedzenia takiej umowy, nie będą się wliczały okresy przewidziane przez nowe przepisy.
Czym różni się staż ogólny od zakładowego i dlaczego ma to dziś tak duże znaczenie?
Staż pracy pracownika (czyli w nomenklaturze Kodeksu pracy: okres zatrudnienia) oznacza okres, w którym pracownik pozostaje w stosunku pracy. Przy tym wyróżnia się dwa rodzaje stażu pracy: staż ogólny oraz staż zakładowy.
Staż ogólny to suma wszystkich okresów zatrudnienia danej osoby u dotychczasowych pracodawców. W przepisach Kodeksu pracy to właśnie ogólny staż pracy decyduje m.in. o nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego oraz o jego wymiarze, a także o możliwości skorzystania z urlopu wychowawczego.
Natomiast staż zakładowy odnosi się wyłącznie do okresu przepracowanego u jednego, konkretnego pracodawcy.
Zgodnie z nowymi regulacjami m.in. okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą zostanie zaliczony zarówno do ogólnego, jak i do zakładowego stażu pracy (jeśli zlecenie było realizowane albo usługi były świadczone na rzecz obecnego pracodawcy). Jest to o tyle istotne, że od zakładowego stażu pracy uzależniona jest zgodnie z Kodeksem pracy m.in. długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Długi staż pracy u danego pracodawcy jest istotnym argumentem przemawiającym przeciwko wyborowi pracownika do zwolnienia w ramach wypowiedzenia umowy o pracę. Również dodatkowe świadczenia przyznawane przez pracodawcę na mocy przepisów zakładowych zwykle zależą od długości zatrudnienia u danego pracodawcy.
Jak nowe przepisy mogą przełożyć się na konkretne korzyści dla pracownika?
W zakresie stażu ogólnego tytułem przykładu można wskazać sytuację pracownika, który – jeżeli zgodnie z nowymi przepisami wykaże staż zdobyty wcześniej na podstawie umowy zlecenia – może uzyskać prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego (zamiast 20 dni przysługujących mu przy uwzględnieniu wyłącznie zatrudnienia na etacie, jak miało to miejsce na gruncie dotychczasowych przepisów). Analogicznie, odnosząc się do stażu zakładowego – jeżeli pracownik wykonywał wcześniej pracę na zleceniu na rzecz obecnego pracodawcy, nowa regulacja może skutkować koniecznością wypłaty dla tego pracownika wyższego dodatku stażowego.
Jakie okresy będą teraz wliczane do stażu pracy? Czy chodzi wyłącznie o okresy składkowe?
Nowe przepisy wprowadziły zmiany polegające na tym, że do okresu zatrudnienia wliczane są m.in. okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Do tego dochodzi umowa agencyjna, a także pozostawanie przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej czy spółdzielni kółek rolniczych. Zaznaczmy, że powyższe dotyczy sytuacji, w których dana osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Niemniej jednak nie tylko okresy składkowe powinny być uwzględniane przy obliczaniu okresu zatrudnienia na nowych zasadach – do stażu wliczane będą także udokumentowane ww. okresy, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Chodzi tu o okresy wykonywania pracy lub działalności co do zasady niestanowiącej tytułu do ubezpieczeń społecznych.
Co w sytuacji, gdy różne okresy zatrudnienia nakładają się na siebie?
W przypadku nakładania się okresów, które według nowych przepisów zaczęły być wliczane do okresu zatrudnienia lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy – do okresu zatrudnienia należy wliczać okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy podlegają wliczeniu do stażu pracy. Innymi słowy, w razie nakładania się np. okresu wykonywania umowy zlecenia z okresem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, do stażu pracy wlicza się tylko jeden z tych okresów – najkorzystniejszy z punktu widzenia pracownika.
Jak pracownik ma dziś dokumentować dodatkowe okresy stażu pracy?
Zasadniczo nowe okresy zaliczane potwierdza odpowiednie zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek o wydanie zaświadczenia przez ZUS składa osoba fizyczna, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia – czyli pracownik, który chce zaliczenia okresów stażowych na nowych zasadach.
Wniosek składa się w postaci elektronicznej za pośrednictwem profilu informacyjnego e-ZUS i w tej samej formie ZUS sporządza i doręcza wnioskodawcy zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma w tej sprawie.
A co z okresami, które nie były zgłaszane do ZUS?
Jeżeli chodzi o okresy niepodlegające zgłoszeniu do ZUS, to w takiej sytuacji na pracowniku będzie spoczywać ciężar udowodnienia ww. okresu zatrudnienia na zasadach ogólnych reguł dowodowych. To oznacza, że zamiast zaświadczenia z ZUS pracownik może przedstawić pracodawcy np. umowę zlecenia lub inne dokumenty potwierdzające wykonywanie umowy (przelewy od zleceniodawcy itp.).
W tym miejscu warto podkreślić, że zarówno w odniesieniu do okresów składkowych, jak i nieskładkowych ciężar dowodowy został zatem przerzucony na pracownika.
Czy pracodawca musi samodzielnie przeliczać staż pracy swoich pracowników?
W odniesieniu do pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy w momencie wejścia w życie nowych regulacji (czyli w przypadku pracodawców prywatnych w dniu 1 maja br.) pracodawca ma obowiązek wliczać nowe okresy stażowe do okresu zatrudnienia pracownika, ale tylko jeżeli pracownik udokumentuje je w ciągu 24 miesięcy od tej daty.
To oznacza, że warunkiem uwzględnienia nowych okresów zatrudnienia w stażu pracy jest ich udokumentowanie przez pracownika w ciągu najbliższych dwóch lat.
Jeżeli natomiast pracownik zatrudniony przez pracodawcę w tym dniu nie udokumentuje nowych okresów stażowych w ww. terminie, wówczas pracodawca nie wlicza ich do okresu zatrudnienia pracownika.
Czy firmy mają obowiązek informować pracowników o nowych przepisach?
Przepisy nie nakładają na pracodawców obowiązku informowania swoich pracowników o możliwości udokumentowania okresów stażowych wskazanych w nowych przepisach ani o konsekwencjach niewykorzystania przez pracownika tego uprawnienia w wyznaczonym terminie.
Co dziś powinni zrobić pracownicy, a co pracodawcy?
Zmiany w ustalaniu stażu pracy już obowiązują, co dla pracodawców oznacza konieczność dostosowania procedur i działania według nowych zasad. Obecnie pracodawcy powinni skupić się na weryfikowaniu dodatkowych okresów stażowych swoich pracowników, które zostaną przez nich udokumentowane, i odpowiednim aktualizowaniu uprawnień pracowniczych. W wielu przypadkach oznacza to konieczność przeorganizowania dotychczasowych procedur kadrowych funkcjonujących u pracodawcy. W praktyce to dobry moment, by przyjrzeć się dokumentacji i upewnić się, że wszystko jest zgodne z aktualnymi wymaganiami.
Dziękuję za rozmowę.
FAQ – staż pracy po zmianach w 2026 r.
Czy muszę składać jakiś wniosek, żeby zlecenie lub B2B wliczyły się do stażu pracy?
Tak. Pracodawca nie „widzi” automatycznie twoich dawnych zleceń czy działalności. Trzeba dostarczyć mu dokumenty potwierdzające te okresy (np. zaświadczenie stażowe z ZUS, dokumenty z CEIDG, umowy) i złożyć wniosek o przeliczenie stażu pracy.
Czy okres pracy na zleceniu zawsze liczy się do stażu urlopowego?
Nie każdy. Co do zasady wliczane są te umowy zlecenia (i podobne), od których odprowadzano składki emerytalno‑rentowe. Jeżeli zlecenie było „bez ZUS” i nie spełnia warunków z ustawy, może nie zostać zaliczone.
Czy działalność gospodarcza i B2B liczą się także do stażu u konkretnego pracodawcy (np. do wypowiedzenia)?
Automatycznie – nie. Zasadniczo zwiększają ogólny staż pracy. Do stażu zakładowego dolicza się je tylko wtedy, gdy w tym okresie faktycznie świadczyłeś pracę na rzecz obecnego pracodawcy i potrafisz to udokumentować (np. fakturami).
Jak udokumentować pracę za granicą, żeby liczyła się do stażu?
Najczęściej potrzebne są: umowy, zaświadczenia z zagranicznego systemu ubezpieczeń, potwierdzenia opłacania składek/podatków, ewentualnie zaświadczenia pracodawcy. Na tej podstawie pracodawca, a w razie sporu sąd, ocenia, czy okres spełnia warunki do zaliczenia.
Od kiedy dostanę 26 dni urlopu po doliczeniu zleceń i B2B?
Od momentu, w którym – po zsumowaniu wszystkich okresów – przekroczysz 10 lat stażu pracy i pracodawca dokona przeliczenia na podstawie przedstawionych dokumentów. Prawo do 26 dni urlopu działa „na przyszłość”; zazwyczaj nie ma obowiązku wyrównywania już wykorzystanego urlopu według starego wymiaru.
